Hoewel er talloze voordelen zijn aan de cloud, zitten er aan sommige van deze voordelen ook nadelen verbonden. De belangrijkste nadelen waar u rekening mee moet houden zijn de kosten, de afhankelijkheid van het netwerk, de externe opslag van uw data en het gebrek aan controle over het systeem.
Een Cloud backup stelt je bedrijf in staat om een kopie van je gegevens naar een andere locatie te sturen, in veel gevallen een andere cloud. Op deze manier kun je, als er problemen zijn, je gegevens herstellen. Ook kun je je beter weren als er een IT-noodtoestand is: Je hebt in ieder geval ergens een back-up staan.
Regelmatig een back-up maken is belangrijk. Zo voorkom je dat foto's, video's en andere bestanden verloren gaan. Je kunt een back-up maken op een externe harde schijf of in de cloud. Bewaar een back-up bij voorkeur altijd op 2 plaatsen: in huis en buitenshuis.
Een systeemkopie is een één-op-één-kopie van de complete harde schijf van je computer. Je maakt dus een back-up van de volledige inhoud van de harde schijf van je pc of laptop. Met deze back-up herstel je jouw computer na een crash. Maar je kunt niet snel individuele bestanden terughalen.
Een back-up is een reservekopie van bestanden, instellingen en programma's op een server of computer. Wanneer er iets mis gaat kan deze reservekopie geraadpleegd worden om bestanden, instellingen en programma's te herstellen naar de oude, danwel een nieuwe locatie.
Het is aan te raden om regelmatig een back-up te maken van je persoonlijke bestanden. Mocht je computer namelijk kwijt, beschadigd of besmet raken met een virus, zoals cryptoware of ransomware , kun je je bestanden altijd weer terugzetten op je opgeschoonde of nieuwe apparaat.
Daarin wordt gesteld dat organisaties gegevens niet langer mogen bewaren dan noodzakelijk is. Hoe lang dat is, verschilt per situatie. Zo mag een huisarts de persoonsgegevens van een patiënt niet langer dan 15 jaar na de laatste behandeling bewaren. Voor een werkgever is dat twee jaar na de datum van uitdiensttreding.
Het voordeel van Cloud Computing is dat er geen investeringskosten of opstartkosten komen kijken. Er is geen investering nodig in bijvoorbeeld licenties of een groot aantal servers. Bij de Cloud is het mogelijk dat bedrijven op basis van een abonnementsmodel hun automatisering regelen.
Altijd en overal werken in de cloud
Het maakt niet uit waar je medewerkers zijn: ze kunnen via een internetverbinding altijd en overal online werken. Met een online werkplek hebben ze toegang tot alle bedrijfsbestanden en benodigde applicaties. Thuiswerken of op een andere locatie is dus geen probleem.
Je betaalt namelijk vaak met je privacy en je gegevens. Bijvoorbeeld met jouw locatie of foto's. Wanneer je een gratis app gebruikt heeft deze vaak toegang tot deze en meer gegevens. Een voorbeeld hiervan is Honey, die je online korting geeft, maar hierdoor veel informatie van je verzamelt.
Het opslaan van gegevens in de cloud is heel veilig; het blijft echter mogelijk dat cybercriminelen bij uw gegevens komen. Zorg er daarom voor dat uw (vertrouwelijke) documenten zijn beveiligd met een wachtwoord en/of zijn versleuteld (encryptie). Hoe veilig de cloud ook is, cybercrime kan niet altijd worden voorkomen.
Voor de bestanden in de cloud is het belangrijk dat de clouddienst blijft bestaan. Als het bedrijf over de kop gaat, is de kans groot dat de opgeslagen bestanden weg zijn. Daarom is het slim om een van de grote clouddiensten te gebruiken. Voorbeelden daarvan zijn iCloud, OneDrive, Google (Drive/Foto's) en Dropbox.
Hoe lang bewaart u uw administratie? U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.
Pas vanaf boekjaar 2022 (aj. 2023) moet u alles tien jaar bijhouden. Begin 2023 mag u dus in principe alles van 2015 (of eerder) wegdoen. Op dit principe zijn er wel uitzonderingen, zoals voor uw investeringsfacturen en de boekhouding voor jaren met een fiscaal verlies.
Drie kopieën van je data
We raden je aan om naast je originele gegevens steeds minimaal twee bijkomende back-ups van je data te bewaren. Afhankelijk van het aantal wijzigingen die er op je bestanden worden uitgevoerd en de belangrijkheid van je data, kan je het aantal back-ups opdrijven.
Einde. Tijdens de back-up is het gewoon mogelijk om je laptop of computer te gebruiken. De back-up kan wel 2 uur duren, afhankelijk van de hoeveelheid data die je over gaat zetten. Vergeet je externe media achteraf niet los te koppelen en te bewaren op een veilige plaats.
Kleine elektrische apparaten (niet langer, breder of hoger dan 25 cm) kun je inleveren in de inzamelbakken in diverse bouwmarkten, elektronicawinkels en in sommige supermarkten. Elektronische apparaten kun je ook altijd inleveren bij de milieustraat van de gemeente.
